5 modi per automatizzare il servizio clienti con WhatsApp Business e App Integrations

Il servizio clienti efficiente è essenziale per le aziende che desiderano soddisfare le aspettative dei clienti mantenendo basse i costi operativi. Con strumenti come WhatsApp Business API e piattaforme come Zapier , Make (precedentemente Integromat) e N8N.IO , le aziende possono automatizzare molti aspetti dell'interazione con i clienti. L'automazione aiuta a ridurre le attività di routine, eliminare gli errori e migliorare i tempi di risposta, garantendo un'esperienza del cliente superiore.

Questo articolo esplora cinque modi chiave per automatizzare il servizio clienti utilizzando WhatsApp Business, combinato con la potenza delle piattaforme di integrazione. Ogni sezione include casi d'uso pratici per dimostrare come queste automazione possono beneficiare di aziende di tutte le dimensioni.

1. Automatizzare le risposte iniziali alle richieste dei clienti

I clienti si aspettano risposte rapide quando contattano un'azienda. Tuttavia, non tutte le società possono permettersi di avere rappresentanti del servizio clienti disponibili tutto il giorno. Le prime risposte automatizzate possono colmare questo divario e garantire che i clienti ricevano un riconoscimento immediato.

Come funziona.

• Quando un cliente invia un messaggio su WhatsApp, l' API di WhatsApp Business innesca un flusso di lavoro su Zapier , Make o N8N.IO.
• Una risposta automatizzata riconosce la richiesta con un messaggio di ringraziamento, un tempo di risposta stimato o un collegamento a un portale self-service.

Esempio di utilizzo

Un'agenzia immobiliare utilizza un flusso di lavoro di risposta automatizzato tramite N8N.IO. Un cliente chiede la disponibilità di una proprietà:

1. Il flusso di lavoro cattura il messaggio del cliente ed estrae parole chiave (come "appartamento" o "casa").
2. Il sistema invia una risposta automatizzata con un elenco di proprietà disponibili che corrispondono alla query.
3. Se il cliente ha bisogno di ulteriore assistenza, il messaggio viene instradato a un agente di vendita.

Risultato: i clienti ottengono risposte rapide senza aspettare una risposta manuale, migliorando la soddisfazione e risparmiando il tempo del team.

2. Gestione delle conferme e delle notifiche dell'ordine

Per aziende come i negozi di eCommerce o i ristoranti, mantenere i clienti aggiornati sui loro ordini è fondamentale. Con l'automazione, le conferme degli ordini e gli aggiornamenti di stato possono essere inviati automaticamente tramite WhatsApp, riducendo la possibilità di errori umani e fornendo un'esperienza senza soluzione di continuità.

Come funziona.

• Quando viene effettuato un nuovo ordine, un flusso di lavoro Zapier estrae i dettagli dell'ordine da una piattaforma connessa (ad es. Shopify, WooCommerce) e invia una conferma di WhatsApp al cliente.
• Quando lo stato dell'ordine cambia (ad esempio, "elaborazione", "spedito" o "pronto per il pickup"), l'integrazione innesca automaticamente le notifiche di WhatsApp.

Esempio di utilizzo

Un ristorante integra il suo sistema di ordinazione con Make (Integromat) e WhatsApp. Quando un cliente effettua un ordine:

1. Il sistema invia un messaggio di conferma con i dettagli dell'ordine e i tempi di consegna stimati.
2. Una volta che la consegna è in arrivo, viene inviata una notifica WhatsApp con informazioni di tracciamento in tempo reale.
3. Se l'ordine è ritardato, viene inviato automaticamente un messaggio di scuse, offrendo uno sconto sul prossimo acquisto.

Risultato: le notifiche automatizzate riducono il numero di richieste sullo stato dell'ordine, liberando il personale per compiti più critici.

3. Raccogli il feedback dei clienti dopo il servizio

Il feedback dei clienti è essenziale per migliorare il servizio, ma richiedere manualmente un feedback può richiedere molto tempo. Automatizzando il processo, le organizzazioni possono raccogliere preziose approfondimenti senza alcun sforzo manuale.

Come funziona

• Dopo aver completato un servizio o aver effettuato un ordine, una piattaforma di integrazione innesca un messaggio tramite WhatsApp chiedendo al cliente un feedback.
• Le risposte vengono registrate automaticamente in un foglio di Google , CRM o qualsiasi altro database per l'analisi.

Esempio di utilizzo

Un'officina di riparazione automatica utilizza N8N.IO per automatizzare la raccolta di feedback. Quando una riparazione è completata:

1. Il sistema invia un messaggio su WhatsApp chiedendo al cliente di valutare la propria esperienza.
2. Se la valutazione è inferiore a una determinata soglia, il flusso di lavoro crea un biglietto nel sistema di help desk per un follow-up immediato.
3. Viene salvato un feedback positivo e il cliente è invitato a lasciare una revisione pubblica su Google o Yelp.

Risultato: l'automazione garantisce una raccolta costante di feedback e consente all'azienda di affrontare in modo proattivo i problemi.

4. Automatizza la pianificazione e i promemoria

Per le aziende che si basano su appuntamenti, come cliniche o servizi di consulenza, gli appuntamenti persi possono comportare un percorso per le entrate. Automatizzare la pianificazione e i promemoria tramite WhatsApp riduce i non show e migliora la frequenza dei clienti.

Come funziona

• Quando un cliente prenota un appuntamento, fai scattare un messaggio di conferma tramite WhatsApp.
• Un giorno prima dell'appuntamento, viene inviato automaticamente un messaggio di promemoria, comprese eventuali istruzioni o documenti necessari.

Esempio di utilizzo

Una clinica dentale integra il suo sistema di prenotazione con WhatsApp usando Make. Quando un paziente fissa un appuntamento:

1. Il paziente riceve un messaggio WhatsApp che conferma l'ora e la posizione dell'appuntamento.
2. Un messaggio di promemoria viene inviato 24 ore prima dell'appuntamento, insieme a un modulo di screening Covid-19.
3. Se il paziente non conferma, il flusso di lavoro innesca un messaggio di follow-up per ridurre la probabilità di no-show.

Risultato: i promemoria automatizzati aiutano a ridurre le cancellazioni degli appuntamenti e migliorare la fidelizzazione dei clienti.

5. Routing e intensificazione delle richieste dei clienti al team giusto

Non tutte le richieste dei clienti possono essere gestite automaticamente. Per casi più complessi, le organizzazioni possono utilizzare l'automazione per instradare i messaggi al membro del team appropriato per una risoluzione rapida ed efficiente.

Come funziona

• Una piattaforma di integrazione come Zapier o N8N.IO classifica i messaggi in arrivo in base a parole chiave.
• Il flusso di lavoro assegna la richiesta al membro o al dipartimento del team appropriato (ad esempio vendite, supporto) e invia un messaggio WhatsApp che conferma il trasferimento.

Esempio di utilizzo

Un'agenzia di viaggi utilizza Zapier per instradare le richieste di WhatsApp in arrivo:

1. I messaggi con parole chiave come "prenotazione" o "cancellazione" sono assegnati al team di prenotazione.
2. I problemi urgenti vengono intensificati al manager, attivando un avviso e -mail insieme al messaggio WhatsApp.
3. Se non viene ricevuta alcuna risposta entro un periodo di tempo specificato, il sistema invia un promemoria di follow-up all'agente assegnato.

Risultato: il routing automatizzato garantisce che le richieste vengano instradate alla persona giusta, riducendo i tempi di risposta e migliorando la soddisfazione del cliente.

Perché automatizzare con le piattaforme di business e integrazione di WhatsApp?

La combinazione dell'API di WhatsApp Business con piattaforme di integrazione come Zapier, Make e N8N.IO offre diversi vantaggi:

• Migliore efficienza: automatizzare le attività ripetitive liberano il tempo per i dipendenti per concentrarsi su attività più preziose.
• Accuratezza migliorata: i processi automatizzati riducono la probabilità di errori umani, garantendo una comunicazione coerente e affidabile.
• Tempi di risposta più rapidi: i clienti ricevono aggiornamenti e risposte tempestivi, crescente soddisfazione e lealtà.
• Scalabilità: l'automazione consente alle aziende di gestire maggiori volumi di richieste e ordini senza aggiungere personale.
• Risparmio sui costi: con meno compiti manuali, le aziende possono ridurre i costi operativi e migliorare la redditività.

Come iniziare con WhatsApp Automation

1. Imposta l'API di WhatsApp Business: assicurati che la tua attività abbia accesso all'API, direttamente o tramite un fornitore ufficiale.
2. Scegli una piattaforma di integrazione: scegli una piattaforma (zapier, make o n8n.io) in base alle tue esigenze e budget.
3. Crea flussi di lavoro: progettare flussi di lavoro che si allineano con i processi aziendali, come la gestione delle richieste dei clienti o le notifiche dell'ordine.
4. Test e sintonizzati: eseguire test per garantire che i flussi di lavoro funzionino come previsto. Monitorare le prestazioni e apportare le regolazioni se necessario.
5. Scala l'automazione: man mano che la tua azienda cresce, estendere l'automazione a ulteriori processi e servizi.

In conclusione

Automatizzare il servizio clienti con l' API di WhatsApp Business e le piattaforme come Zapier , Make (Integromat) e N8N.IO è un modo potente per aumentare l'efficienza e migliorare l'esperienza del cliente. Dalle risposte istantanee alla raccolta di feedback e ai promemoria degli appuntamenti, l'automazione riduce lo sforzo manuale, minimizza gli errori e garantisce una comunicazione senza soluzione di continuità con i clienti.

Poiché le aziende affrontano richieste e concorrenza crescenti, investire nell'automazione non è più facoltativo, è essenziale. Con gli strumenti e le strategie giuste, anche le piccole imprese possono sfruttare l'automazione per ridimensionare le operazioni, fornire un servizio migliore e raggiungere una crescita sostenibile.

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